4 sposoby na radzenie sobie z awariami komputerów w firmie.

by Tomasz Krajewski
Awarie komputerów w firmie

Awaria komputera? Jego wolna praca? Utrata ważnych danych? Wypłynięcie danych osobowych? Te i podobne sytuacje zdarzają się w każdej firmie. Dział informatyki jest niezbędny w każdym przedsiębiorstwie, które jest dzisiaj na rynku. W tym wpisie zdradzę Ci 4 sposoby na radzenie sobie z awariami komputerów w Twojej firmie. Dowiesz się, czym różni się stworzenie własnego działu informatycznego od zajmowania się informatyką na własną rękę. I jak sprawdza się zatrudnienie firmy zewnętrznej, która zrobi wszystko za Ciebie. Poznasz zalety i wady każdego z tych rozwiązań.

Wersja VIDEO:

Profilaktyka

Zanim zacznę porównanie chciałem zwrócić uwagę na jedną bardzo ważną rzecz: usuwanie awarii to jedno, ale dużo ważniejsza, moim zdaniem, jest profilaktyka – wdrażanie zabezpieczeń, które mają powodować, że awarii będzie mniej. Niestety z mojego doświadczenia wynika, że nasi klienci często myślą o robieniu kopii bezpieczeństwa dopiero wtedy, kiedy stracą dane. Pomysł, żeby wymienić komputer na nowy pojawia się wtedy, kiedy poprzedni się po prostu zepsuje. Boję się myśleć, co by było, gdyby myśl o tym, żeby zabezpieczyć dane osobowe przed ich wypłynięciem pojawiła się dopiero po ich wpłynięciu. Kary za coś takiego potrafią być bardzo(!) wysokie.

Tyle tytułem wstępu i wyjaśnień. Przechodzę do zestawienia, jakie sposoby z radzeniem sobie z awariami komputerów znam:

Rozwiązanie 1 – własny dział IT

Rozwiązanie, które się zazwyczaj nasuwa jako pierwsze: mieć w firmie swój własny dział IT. Wykwalifikowanych informatyków, którzy są dla nas w pełni dyspozycyjni i dostosowują się do naszych bieżących potrzeb. Podpowiedzą rozwiązania, wdrożą profilaktykę, zabezpieczą dane ich kopiami. Zadbają o ochronę danych osobowych. A jak się będzie palić, to wezmą gaśnicę i ugaszą.

Moim jedno z lepszych rozwiązań. Niestety niekoniecznie najtańsze.

Pierwsza rzecz, nad którą się powinieneś zastanowić, wybierając to rozwiązanie, to odpowiedź na pytanie – ile osób powinien liczyć dział IT?

Jeśli myślisz, że jedną – muszę Cię rozczarować. Dlaczego?

  • Choroby i urlopy – jak cenne jest zdrowie, i jak niepostrzeżenie choroba może wykluczyć pracowników z pracy, zobaczyliśmy niestety wszyscy bardzo dokładnie w 2020 roku, kiedy świat opanowała epidemia COVID-19. Zachorować może każdy z nas. I niestety jest to sytuacja, której nie jesteśmy w stanie przewidzieć (i zapobiegać też tylko w pewnym stopniu). A nawet, jeśli Twój pracownik będzie miał idealne zdrowie, to należy mu się urlop wypoczynkowy. Pracownik nieodpoczywający najprawdopodobniej szybko się wypali zawodowo. Trzeba pamiętać, że bycie częścią suportu IT, usuwanie bieżących awarii, to praca w stresie, pod ciągłą presją czasu. Da się to robić ciągle, nieprzerwanie, łącznie z weekendami… przez kilka miesięcy. Wiem – testowałem 😉 . Z tego względu – jednoosobowy dział IT na pewno nie zda egzaminu. No chyba, że możesz poczekać z awarią np. 2 tygodnie, na powrót pracownika z urlopu i Twoja firma przejdzie tak długi przestój bezboleśnie.
  • Specjalizacja – pamiętam, takie czasy (były to lata 90te XX wieku), kiedy to informatyk to taki człowiek, co się zajmował wszystkim, co dotyczyło komputerów. Naprawiał je, tworzył sieci, strony internetowe, instalował antywirusy – słowem wszystkim. Ale dzisiaj informatyka to bardzo szeroka dziedzina. Bardzo trudno znaleźć osobę, która rano będzie zapoznawała się z ustawą o ochronie danych osobowych, po południu uruchomi nową kampanię marketingową, a w międzyczasie zainstaluje nowego Płatnika księgowej i zdiagnozuje, dlaczego Internet działa wolno.  Niestety nasze zasoby – przede wszystkim czas – są ograniczone i nie jesteśmy w stanie być specjalistami w wielu dziedzinach. Wybierając jedną dwie – jesteśmy w stanie dojść do jakiejś biegłości. Decydując się na wiele – najprawdopodobniej zdobędziemy tylko bardzo podstawową wiedzę.

Ile osób zatem powinien liczyć Twój dział IT? Na pewno co najmniej dwie (ze względu na urlopy). Dobrze, żeby każda z nich była w stanie usunąć większość pilnych usterek, ale poza tym, żeby ich specjalizacje były różne. Jeśli zamierzasz rozwijać infrastrukturę informatyczną dynamicznie – dwie osoby, to będzie mało. Dobrze posiadać specjalistę od sieci, specjalistę od procedur, specjalistę od bezpieczeństwa itd. itp. A z kolei tymi specjalistami powinien zarządzać manager… Struktura IT potrafi rozrastać się szybciej niż jakakolwiek inna.

Duży zespół kosztuje. I oczywiście musi być szkolony, musi być wyposażony w odpowiednie narzędzia. I to znowuż kosztuje. Z tego względu na własny, skuteczny dział IT mogą pozwolić sobie głównie duże firmy i korporacje. A co z adresatami tego bloga? Właścicielami małych i średnich firm?

Rozwiązanie 2 – ja to zrobię!

Najczęściej wybierane rozwiązanie w mikro firmach, niezatrudniających pracowników, ale często też spotykane w małych firmach. „Ja się tym zajmę” – pada z ust właściciela takiej firmy. Jak i wszystkimi innymi zadaniami. Szczerze mówiąc czasami sam się jeszcze na tym łapię – że próbuję sam coś robić, bo:

  • uważam, że będzie tanio,
  • uważam, że będzie dobrze.

I czy ja sam? Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto bez winy. Malowanie dwóch ścian w biurze – przecież to tak mało pracy, że uwinę się w jedno popołudnie – po co brać specjalistę? Stworzenie nowego bloga? To nie może być trudne, w sieci masa poradników. Marketing, rekrutacja, wdrożenie – przykłady można mnożyć.

Niestety w praktyce okazuje się, że wcale nie jest tak tanio jak się to początkowo wydawało. Z jednego popołudnia robi się kilka dni i z tym dobrym wykonaniem … też bywa różnie. Z odpowiednim przygotowaniem da się wiele rzeczy zrobić dobrze, albo wystarczająco. A odpowiednie przygotowanie to zaangażowanie odpowiedniej ilości czasu, zdobycie wiedzy i narzędzi. Ciągle wiele rzeczy robię sam i efekt bywa zadowalający. Malowanie ściany wyszło super. Ale nie miałem pod ręką wałka do malowania (jak i wielu innych potrzebnych narzędzi) i musiałem jechać na zakupy. I sumarycznie nie zajęło mi to jednego popołudnia, a kilka.

Być może będziesz w stanie usuwać awarie swoich komputerów. Ale co z profilaktyką? Co z zabezpieczaniem systemu przed awariami? Takie rzeczy możemy zrobić jutro, bo przecież dzisiaj, jako przedsiębiorcy, mamy dużo ważniejszych rzeczy do zrobienia. Wszystko jest pilne i ważne – nowi klienci, marketing, sprzedaż. Niestety zazwyczaj profilaktyka odsuwana jest na dalszy plan. Co na dłuższą metę prowadzi do poważnych awarii, albo do zdarzeń, z którymi trudno sobie poradzić.

Moim zdaniem rozwiązanie nieskuteczne, albo bardzo trudne do zrealizowania.

Rozwiązanie 3 – serwisy komputerowe i ich pomoc doraźna

Można posiłkować się pomocą firm, które zajmują się pomocą doraźną. Serwisy komputerowe, pogotowia, kolega/brat/szwagier, „który się zna”. Jak to działa?

Sam kiedyś byłem znajomym z sąsiedztwa „co się zna”, żeby później stać się serwisem komputerowym. Wiem doskonale jak taka praca wygląda. Ogromną zaletą tego rozwiązania jest to, że możesz skorzystać ze specjalistów tylko wtedy, kiedy ich potrzebujesz i tylko wtedy im płacić. Niestety ma to też ogromne wady – nie mamy gwarancji, że akurat wtedy, kiedy będziesz ich potrzebować, będą mieli dla Ciebie czas.  A do tego  – profilaktyka… Zazwyczaj jest mocno zaniedbywana.

Wiem, jak wyglądała praca w moim serwisie i wiem jak to wyglądało w firmach, w których pracowałem wcześniej. Znam, też inne serwisy i wiem jak wygląda to u nich. Zazwyczaj, jeśli klient dzwoni z problemem, rozwiązuje się go i … jedzie do kolejnego klienta. Nie prowadzi się działań profilaktycznych. Dzieje się tak głównie dlatego, że w większości przypadków, klient działania profilaktycznie odbiera jak „naciąganie” go na wydatki. Serwisy leczą zatem skutki zamiast zapobiegać. Na wymianę komputera klient najczęściej się decyduje wtedy, kiedy stary przestaje działać. Na kopie bezpieczeństwa udaje się namówić najczęściej dopiero po bolesnej utracie danych. Często brak profilaktyki kosztuje klienta słono. Boję się myśleć, do czego może doprowadzić np. zaniedbanie w ochronie danych osobowych. Kary w tym zakresie potrafią być wielocyfrowe…. W mojej ocenie rozwiązanie mocno nieskuteczne

Rozwiązanie 4 – outsourcing IT

Nie ukrywam – nie będę tu obiektywny. Po latach działania w branży IT doszedłem do wniosku, że jest to najlepsze rozwiązanie. Zatrudniasz firmę zewnętrzną, np. taką jak moja, i masz temat „z głowy”. Nie interesują Cię moje problemy kadrowe, urlopy, czy zwolnienia. Masz gwarantowany czas reakcji – ma działać i tyle. Moi klienci o awarii dowiadują się dopiero z miesięcznego zestawienia interwencji. Nie ma potrzeby, żeby Twoi pracownicy dzwonili do Ciebie i informowali o awarii – zgłaszają to od razu bezpośrednio do mnie. My działamy, a Ty – zajmujesz się rozwijaniem swojego biznesu. Nie szukaniem rozwiązania i firmy, która zajmie się jego wdrożeniem.

W moim ogromnym interesie, jako zajmującego się obsługą IT, jest profilaktyka. Dzieje się tak dlatego, że firmy płacą mi co miesiąc tyle samo, niezależnie od tego, czy są u nich awarie, czy też nie. Zależy mi na tym, żeby nic się nie działo, żeby wszystko funkcjonowało bezawaryjnie. Żebym miał mniej niezaplanowanej pracy. Dlatego robię co mogę, żeby awarii było jak najmniej.

Po każdym zamknięciu zgłoszenia zadajemy sobie z pracownikami pytania:

  • Czy można było tego uniknąć?
  • Co zrobić, żeby do tego nie doszło w przyszłości?
  • U którego  klienta jeszcze coś takiego może się zdarzyć?

I wdrażamy działania zapobiegawcze.

Jest to mocno optymalne. Wyszukując rozwiązanie nie szukam go dla jednej małej firmy, tylko dla kilkudziesięciu. Co to daje? Już tłumaczę.

Lubię porównania i analogie – odniosę się tutaj do księgowości. Czy mógłbym się nauczyć księgowości na tyle dokładnie, żeby móc prowadzić w firmie księgowość osobiście? Ależ oczywiście! Pewnie zajęłoby mi to trochę czasu, ale dałbym radę i to pewnie by działało. Jak długo? Pewnie do pierwszej nowelizacji przepisów. Wtedy musiałbym ponownie zakasać rękawy, zapoznać się z ustawą, zrozumieć, wyciągnąć wnioski i dostosować to co robię do nowych przepisów. Gdyby taka ustawa, czy nowelizacja, pojawiała się raz na kilka lat nie byłoby problemu. Ale oczywiście wiemy, że jest ich bardzo dużo. I ja doszedłem do wniosku, że dla jednej firmy po prostu nie opłaca mi się tego czytać, analizować i uczyć się. O wiele łatwiej jest zapłacić komuś (tu księgowemu), kto zajmuje się tylko tym a ustawę i tak musi przeczytać – bo jest mu to potrzebne do obsługi innych klientów.

Podobnie działa to u nas. A jeśli przepisy podatkowe są aktualizowane często to zastanów się, jak często zmienia się świat IT, najdynamiczniejszej nauki dzisiejszych czasów.

Jako przedsiębiorca uważam, że powinniśmy delegować wszystko co się da – na pracowników, czy na firmy zewnętrzne. Niedawno wpadłem na tytuł książki, który bardzo mi się spodobał: „Who not How”. Czyli „Kto, a nie jak?”. Ja rozumiem to tak, że nie tyle powinniśmy zastanawiać się jak coś zrobić, a bardziej nad tym, kto ma to dla nas zrobić. Tylko tak możemy rosnąć, tylko tak działając możemy nazywać się  przedsiębiorcami.

Jeśli chciałbyś skorzystać z takiego rozwiązania, zapraszam tutaj.

Podsumowanie i zestawienie

Moim zdaniem nie ma jednego idealnego rozwiązania, które można zastosować w każdej firmie. Aby ułatwić Ci wybór zestawiłem wady i zalety poszczególnych rozwiązań w formie tabelki:

1. własny dział IT2. Ty sam3. serwisy, pomoc doraźna4. outsourcing IT2+3 Ty z pomocą serwisów
szybkość usuwania awarii
profilaktyka
nieangażowanie przedsiębiorcy
niskie koszty
stałe koszty

Własny dział IT – poza wysokimi kosztami ma same zalety. Awaria zostanie usunięta szybko, profilaktyka powinna być wdrożona, koszty są stałe. Niestety nie są niskie.

Ty sam – poza tym, że jesteś w stanie wszystko rzucić (jesteś?) i usunąć awarię szybko, na pewno będzie to tanie – bo nie zapłacisz pieniędzmi, a jedynie zaangażowanym czasem. Więcej zalet nie stwierdzam.

Serwisy, pomoc doraźna– tutaj podałem, jak to wygląda zazwyczaj. Możliwe, że masz serwis, który działa szybko i wdraża profilaktykę. Ale najczęściej poza w miarę niskimi kosztami takie rozwiązanie zalet nie ma.

Outsourcing IT – Same zalety. Jedynie drożej niż gdy robisz to sam (przeliczając pieniądze, nie czas) i reakcja zazwyczaj nieco wolniejsza niż gdybyś miał swój własny dział IT. Moim zdaniem najlepsze rozwiązanie.

Ty z pomocą serwisów – Zauważ, że w tabelce dodałem miks dwóch rozwiązań – drugiego i trzeciego. Czyli to Ty trochę czytasz, zdobywasz wiedzę, a wykonywanie czynności zlecasz firmie zewnętrznej. Wracając do analogii z malowaniem ściany: ja wybieram kolor ściany, ja wybieram farbę ale w samym malowaniu zajmuje się firma zewnętrzna, która się w tym specjalizuje. Rozwiązanie, które nie wyróżnia się ani dużymi wadami, ani zaletami. W niektórych przypadkach może być tańsze niż outsourcing.

Co wybrać?

Uważam, że jeśli masz dużą firmę – taką, w której jest kilkaset albo kilka tysięcy komputerów – najlepszym wyborem będzie własny dział IT. To, z czym powinieneś się liczyć, to oczywiście koszty idące w dziesiątki tysięcy złotych.

Jeśli jesteś małą lub średnią firmą (masz kilkadziesiąt/kilkaset komputerów) to moim zdaniem najlepszym rozwiązaniem jest outsourcing IT, czyli zatrudnienie firmy zewnętrznej. A jeśli jesteś małą firmą czyli taką, która ma kilka, albo kilkanaście komputerów, to oprócz outsourcingu IT (który też sprawdzi się doskonale) możesz próbować rozwiązania miksowanego drugiego i trzeciego. Czyli to Ty trochę czytasz, zdobywasz wiedzę, a wykonywanie czynności zlecasz firmie zewnętrznej.

Jeśli wybierasz to ostatnie rozwiązanie, to jesteś w odpowiednim miejscu :). Przez lata obsługiwania firm informatycznie zdobyłem sporo doświadczenia. Gdzieś, być może z wiekiem 😉 , przyszła ochota na dzielenie się tym doświadczeniem z innymi i stworzyłem bloga, którego właśnie czytasz. Wierzę, że poprzez niego mogę zrobić coś dobrego: przyczynić się do rozwoju małych i średnich firm. Pomóc im rosnąć. Marzy mi się stworzenie miejsca wymiany doświadczeń, patentów, zastosowanych rozwiązań. Zachęcam do zapisania się do newsletteru i regularnego czytania.

A jak u Ciebie?

A jak Ty do tej pory radzisz sobie z awariami komputerów w swojej firmie? Jak profilaktyka? Bardzo jestem ciekaw. Jeśli chcesz się tym ze mną podzielić napisz komentarz pod tym postem.

Czy artykuł był dla Ciebie pomocny?

Zostaw komentarz